WhatsApp: Spielerei oder Mehrwert für HR?

Der berühmte Slogan von Ritter Sport aus den 1970er Jahren lässt sich gut in die heutige Zeit der digitalen Kommunikation adaptieren. Instant Messenger wie WhatsApp, Facebook Messenger oder Telegram gehören schon längst zu den Standard-Apps auf den Smartphones nahezu aller Generationen. Laut der ARD-ZDF Onlinestudie 2019 chatten beispielsweise 54% der 50- bis 69-Jährigen jeden Tag per WhatsApp. So hat sich unter anderem auch der Satz „ich schick´ dir ne WhatsApp“ in den gängigen Sprachgebrauch, über verschiedene Altersgruppen hinweg, etabliert.

Die täglichen Nutzerzahlen weltweit (Stand: 11/2019) belegen die Beliebtheit der Messenger-Dienste. Demnach nutzen 58 Millionen Menschen WhatsApp täglich. Den Facebook-Messenger-Dienst verwenden 18 Millionen User*innen und telegram hat knapp acht Millionen Nutzer*innen. Verständlich, dass diese zu den meist genutzten Kommunikationskanälen und Download-Champignons in den App Stores (Stand: 06/2020) zählen.

Platzhirsch unter den Messengern ist eindeutig WhatsApp. Nur die wenigsten kennen vermutlich jemanden im Freundes- und Bekanntenkreis, der diese App nicht nutzt. Neben dem privaten Gebrauch steigt auch das Interesse der Unternehmen an WhatsApp und dessen Einsatz für HR-Business-Prozesse.

Einige Firmen, wie Daimler, McDonalds oder ProSiebenSat.1 haben bereits WhatsApp-Gruppen als Recruiting-Kanal eingesetzt. Hauptsächlich für ihre Trainee- und Azubi-Stellen. Bislang ist der Einsatz von WhatsApp im Recruiting jedoch sehr gering. Laut dem Report „Social Recruiting und Active Sourcing“ haben 2018 lediglich 5,2% der befragten Unternehmen WhatsApp zur Veröffentlichung von Stellenanzeigen genutzt.

Dabei ergeben sich durch die Integration in den Recruiting-Prozess viele Möglichkeiten, die die Candidate Experience und die Arbeit der Recruiter*in bereichern.

Klassische Kommunikationswege wie E-Mail oder Telefon sind nach wie vor gängige Lösungen im Recruiting. Als zusätzliche Kontaktmöglichkeit bringt WhatsApp aus Sicht der Kandidat*innen dennoch einige Vorteile für die Candidate Experience mit. So erleichtert das niederschwellige Angebot die Kontaktaufnahme zum Unternehmen. Die meisten haben die App ohnehin installiert und mal eben das Handy herauszuholen und eine kurze WhatsApp-Nachricht zu schreiben, ist schnell getan. Bei Otto können sich Jobinteressierte via WhatsApp direkt mit dem Recruiting-Team zum Beispiel über offene Stellen und Bewerbungsmöglichkeiten austauschen.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Der Kontakt ist einfach, schnell und persönlich. Das bietet großes Potenzial – vor allem für jüngere Generationen wie Gen Y und Gen Z. Sie sind mit flexiblen und unkomplizierten Kommunikationswegen aufgewachsen. Diesen Tribut fordern sie privat wie beruflich.

Quintessenz: WhatsApp ergänzt und vereinfacht den Kontaktaufbau zu HR in Sachen Karriere und Jobs.

Auch aus Sicht der Recruiter*innen bieten Messenger wie WhatsApp die Chance, einfacher in Kontakt mit potenziellen Bewerber*innen zu kommen und sich schneller mit ihnen auszutauschen. Diese Faktoren sprechen für den Einsatz von WhatsApp im Recruiting:

1. Einfache Kontaktaufnahme und geringe Barrieren:

Dabei kommt die Initiative von den Kandidat*innen. Denn die Möglichkeit mit dem Handy schnell eine Chat-Nachricht zu schreiben, ist quasi mit einem Klick auf den Messenger-Button keine große Hürde. Er oder sie schreibt via WhatsApp beispielsweise eine Frage zur Vakanz. Auch für passive Kandidat*innen ist so der Zugang einfacher, da sie sich zunächst unverbindlich informieren können. In Echtzeit ploppt bei der Recruiter*in die eingehende Nachricht auf dem „Recruiting-Handy“ auf und der Chat kann beginnen.

2. Direkte und persönliche Kommunikation:

Recruiter*in und Kandidat*in chatten in Echtzeit. Keine langen Wartezeiten auf eine Rückmeldung per E-Mail oder einen Rückruf. Schließlich hat man das Smartphone immer und überall dabei.

Beispielsweise in der U-Bahn. Ein*e Kandidat*in sieht eine Werbeanzeige auf Social Media für eine Stelle. Der Content ist spannend und er*sie möchte mehr dazu erfahren. Zeit anzurufen bleibt nicht, denn bei der nächsten Haltestelle muss er*sie schon raus und weiter zum nächsten Meeting. Haben Kandidat*innen hier die Möglichkeit schnell eine Nachricht per WhatsApp zu schreiben, verringert das die Gefahr, dass die Anzeige aufgrund des Alltagsstresses vergessen wird.

Dass Kandidat*innen ihre mobilen Endgeräte auch für die Jobsuche nutzen, ist kein Geheimnis. Über 70% geben den Wunsch an, den Bewerbungsprozess über ihr Smartphone abwickeln zu wollen. Durch den direkten Kontakt ist der Chatverlauf viel persönlicher. Anredeformen wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ sucht man hier vergebens und das ist gewollt.

Bei WhatsApp Business hat man als Recruiter*in die Möglichkeit eine automatisierte Willkommensnachricht einzurichten, sobald ein neuer Chat aufgerufen wird. Nichtsdestotrotz steckt hinter dem Gespräch kein Chatbot, sondern ein realer Mensch. So entsteht nicht das Gefühl mit einer Maschine oder KI zu schreiben, sondern es wird eine persönliche Kommunikationsebene aufgebaut. Durch Emojis, Sprach- oder Videonachrichten verstärkt man diesen Effekt zusätzlich und bringt die emotionale Komponente hinzu, die bei einem klassischen E-Mail-Verkehr eher untypisch ist.

5. Hohe Reichweite und starkes Employer Branding Tool

Neben der bereits angesprochenen überdurchschnittlich hohen Nutzerzahl können sich Unternehmen durch den Einsatz von WhatsApp im Recruiting als attraktiver Arbeitgeber positionieren. In Verbindung mit dem passenden Personalmarketing-Mix werden Eigenschaften, wie modern und innovativ durch WhatsApp untermauert. Arbeitgeber gehen auf die Bedürfnisse ihrer Zielgruppen nach einfachen und mobiloptimierten Bewerbungs- und Kommunikationskanälen ein und befinden sich somit auf einer Wellenlänge mit ihren potentiellen Kandidat*innen.

Die Befürchtung, dass die Nutzung von WhatsApp für das Recruiting nicht mit den Datenschutzbestimmungen zu vereinen ist, ist nicht ganz unbegründet. Die ursprüngliche Version, so wie Endverbraucher sie im privaten Einsatz kennen, ist tatsächlich nicht DSGVO-konform. Hier hat WhatsApp eine smarte Lösung für Unternehmen gefunden: WhatsApp Business oder WhatsApp Business API. Diese Varianten bieten Unternehmen die Möglichkeit unter Einhaltung der DSGVO mit Kandidat*innen zu chatten und den Bewerbungsprozess darüber abzubilden. Der Zusatz „Business (API)“ ist für die Kandidat*in nicht sichtbar. Lediglich die Firma kennt den Unterschied.

Das ist eine App, die sich Unternehmen herunterladen können, um so mit User*innen via WhatsApp in Kontakt zu kommen. Der Vorteil hierbei ist, dass Unternehmen ihr Profil einpflegen, Öffnungszeiten sowie einen Produkt-Katalog hinzufügen können. Mittels Label-Funktion ist es Firmen zudem möglich, ihre User*innen zu kategorisieren und spezifischen Content zu schicken. Bei der Lufthansa können Kund*innen beispielsweise via WhatsApp herausfinden, ob die Flugbuchung erfolgreich war und sich über Änderungen des Flugs (Check-In-Zeiten, Gate-Nummer, etc.) informieren.

Mit der passenden Schnittstelle (API) erhalten Unternehmen noch mehr Funktionen. Durch das sogenannte Douple–Opt–In können auch Kontaktdaten und Bewerbungsunterlagen DSGVO-konform übermittelt werden. Für WhatsApp Business API brauchen Firmen einen externen Anbieter, der diese Lizenz besitzt und offizieller WhatsApp-Partner ist.