Personalcontrolling: diese 11 KPIs sollte HR kennen – Teil 2

Im letzten Beitrag haben wir die wichtigsten KPIs im Recruiting nach Zeit, Kosten und Qualität aufgeschlüsselt. Doch allein das Tracken der Daten reicht im Personalcontrolling nicht aus. Vielmehr geht es darum, anhand der erhobenen Kennzahlen Schlussfolgerungen zu ziehen und die Erkenntnisse in die Tat umzusetzen. Denn Zahlen vorweisen zu können, ist nur ein Teil im HR Controlling. Doch wann sind die Recruiting KPIs „gut“ und was kann HR vor allem tun, wenn sie es nicht sind?

Das Erfassen von KPIs im Recruiting dient in aller erster Linie dazu, einen Überblick über Zeit, Kosten und Effektivität der angewandten HR-Maßnahmen zu gewinnen. Über welche Kanäle werden die meisten Kandidat*innen generiert und wie viel Zeit wird von der Stellenausschreibung bis hin zu -Stellenbesetzung benötigt? Diese und weitere Fragen decken mitunter Time-to-Hire und Channel Effectiveness auf. Anhand dessen werden Stärken und Schwächen einzelner Aspekte im gesamten Prozess identifiziert. Aber welche Konsequenzen ergeben sich daraus für die Arbeit von HR?

Zu wissen, welche Maßnahmen den gewünschten Erfolg bringen, ist nur eine Erkenntnis im KPI-Tracking. Herauszufinden, wo Optimierungsbedarf erforderlich ist und Defizite zu erkennen, sind die wesentlich interessanteren Punkte. Schließlich ist es entscheidend, die verfügbaren Ressourcen gezielt für die Recruiting-Strategie einzusetzen, um das meiste Potenzial herauszuholen. Daher sollten nicht nur externe Einflüsse, wie einzelne Kanäle und zusätzliche Tools unter die Lupe genommen werden, sondern auch interne Faktoren in der Analyse Berücksichtigung finden.

Letzteres betrifft beispielsweise die Time-to-Hire. Ist diese Zahl sehr hoch, kann dies auch Hinweise über unternehmenseigene Handlungsbedarfe liefern (zu lange Wartezeiten auf Rückmeldungen oder mehrstufige Abstimmungen mit anderen Beteiligten aus dem Fachbereich oder dem Betriebsrat).

Das Gute daran ist, dass Personaler*innen auf beide Größen aktiv Einfluss nehmen können und sich Verbesserungsvorschläge sowie neue Ziele ableiten lassen.

Beispielsweise indem sich HR gleich zu Beginn des Recruiting-Prozesses mit dem Fachbereich über die genauen Aufgaben und die damit verbundenen notwendigen Skills der Kandidat*innen abstimmt. Das verhindert, dass die Spezifikation der Zielgruppe zu groß wird. Durch eng gefasste Parameter erhöht sich die Trefferquote/der Person-Job-Fit. Parameter können hierbei beispielsweise Keywords für Social-Media-Kampagnen oder Begriffe für die boolesche Suche beim Active Sourcing sein. Statt nur „Software Development“ einzugeben, fügen sie spezifische Schlüsselwörter wie Java und weitere damit verbundene Stack-Informationen (C++, Kotlin, JavaScript, …) hinzu. Dieses Wissen bekommt HR mittels transparenter Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Fachbereich.

Das Ableiten von Handlungsempfehlungen kann je nach Auswertung der KPIs unterschiedlich ausfallen. Folgende drei Punkte sollten jedoch immer beachtet werden:

1. Regelmäßiges HR Controlling

Allein der Blick auf den Ist-Stand ist wenig aussagekräftig, zumal viele unterschiedliche Umweltfaktoren die Zahlen positiv als auch negativ beeinflussen können (siehe Corona, Weihnachts-/Urlaubszeit, etc.). Oftmals brauchen Recruiting- und Personalmarketing-Maßnahmen Zeit, um ihre volle Wirkung entfalten zu können.

Es ist ein Prozess, der aus mehreren Touchpoints besteht. Beim ersten Mal soll das Interesse an der Stelle beziehungsweise am Unternehmen an sich geweckt werden. Danach muss dieses durch verschiedenen Content kontinuierlich aufgebaut und verstärkt werden, bis sich die Kandidat*in bewirbt.

Das heißt: Es bedarf mehrere Touchpoints, bis die Kandidat*in anbeißt beziehungsweise sich eine Bindung zwischen Talent und Arbeitgeber entwickelt. Erst dann folgt die Bewerbung. Weitere Informationen dazu gibt´s hier.

HR-Maßnahmen korrelieren auch mit anderen Aktionen, beispielsweise Employer-Branding-Kampagnen. Um die Synergieeffekte auf die Prozesse im Recruiting zu spüren, braucht es Zeit und Geduld. Der Automobilgigant Porsche hat zum Beispiel seine Employer-Branding-Maßnahme zur Stärkung der Arbeitgebermarke über einen längeren Zeitraum durchgeführt und evaluiert. Die ersten Ergebnisse wurden “erst” nach ein bis zwei Jahren sichtbar.

2. Maßnahmen-Mix abstimmen

Die Analyse der KPIs zeigt häufig, dass, je nach Zielgruppe und Vakanz, unterschiedliche Recruiting- und Personalmarketing-Maßnahmen mehr beziehungsweise weniger Impact (Reichweite, Impression, Reaktionen) auslösen. Beispielsweise werden Recruiter*innen neben Stackoverflow auch bei Snapchat interessierte Kandidat*innen für ihren IT-Bereich erreichen – insofern die Ansprache das Interesse weckt (detaillierte Hinweise zum Stack und der Aufgabe, sowie zum Cultural Fit). Sales Manager*innen legen großen Wert auf Transparenz bei Gehalt (Fixum), Reisetätigkeit und Kundenstamm. Diese Informationen wollen sie vor der eigentlichen Bewerbung sicher wissen. Mehr Insights zu den Zielgruppen? Dann einfach hier klicken.

Das heißt: Je nachdem, welche Position besetzt werden soll, braucht es einen entsprechenden Recruiting-Mix. Das ist auch ein Grund, weshalb Porsche trotz 160.000 Bewerbungen im vergangenen Jahr ein Image-Update anstieß. Denn trotz starker Corporate Brand und zahlreichen Bewerbungen hat Porsche im Ringen um IT-Talente einen Nachholbedarf erkannt. Attribute wie Schnelligkeit und Prestige, die man mit dem Autobauer verbindet, haben bei Entwickler*innen einen geringeren Stellenwert. Für sie zählen bei der Arbeitgeberwahl vor allem kollegiales Arbeiten und eine gesunde Work-Life-Balance. Dementsprechend orientierte sich die Kampagne daran und zeigte Porsche als bodenständigen und menschlichen Arbeitgeber.

3. Neues Ausprobieren

„Wir haben das schon immer so gemacht!“ – Ein Satz, den vermutlich jede*r schon einmal im beruflichen Kontext gehört hat. Obwohl viele Dinge eine lange Tradition haben und teilweise zurecht beibehalten werden, ist frischer Input dennoch eine willkommene Abwechslung. Denn Veränderung und Anpassung an neue Gegebenheiten betreffen alle Lebensbereiche. Digitalisierung ist ein großer Trend, an dem das Recruiting nicht vorbeikommt. Und gleichzeitig ein Anreiz, bestehende Prozesse im Recruiting zu überdenken.

Ein Beispiel: die Stellenanzeige. Das klassische Instrument vieler Recruiter*innen. Bis vor einigen Jahren vermutlich eines der effektivsten Mittel, um potenzielle Mitarbeiter*innen zu gewinnen. Doch der Anteil der aktiv Jobsuchenden sinkt und sinkt. Daher muss HR kreativ werden und neue Wege gehen. E-Recruiting ist eine Möglichkeit, einen besseren Zugang zu den Kandidat*innen zu bekommen. Über die sozialen Plattformen erreicht HR ihre Zielgruppen. Ausschlaggebend ist jedoch die Art der Kandidatenansprache.

Denn das „reine“ Posten einer Stellenanzeige erzielt schon lange nicht mehr die gewünschten Ergebnisse. Um das Interesse der Kandidat*innen zu entfachen, braucht es guten Content. Gut im Sinne von: fachspezifisch, authentisch und abwechslungsreich. Arbeitnehmende wollen genau wissen, was sie beim neuen, möglichen Arbeitgeber erwartet. Einblick in die reale Arbeitsaufgabe und in die Firmenkultur sind wesentliche Argumente, die „gut“ verpackt dargestellt werden müssen.

Das heißt: Der Wandel auf dem Arbeitsmarkt und die damit verbundenen neuen Herausforderungen in der Personalgewinnung erfordern innovative HR-Ansätze. Zahlreiche externe Dienstleistungen und Produkte haben sich auf verschiedene Berufsfelder sowie Bewerbergruppen spezialisiert. Ein bekanntes Sprichwort besagt „wer nicht wagt, der nicht gewinnt“. Das trifft auch im HR-Kontext zu. Ob sich neue Recruiting- und Employer-Branding-Angebote lohnen, finden Unternehmen erst heraus, wenn sie diese ausprobieren. Denn wer nichts neues wagt, kann auch nichts verändern. Auch XING hat einst “klein” angefangen. Derzeit nutzen rund 27% der Personaler*innen die Plattform als Recruiting-Kanal.

whyapply stellt mit verschiedenen Produkten (JobChallenge, Talentfinder, interaktive Stellenanzeige) die reale Aufgabe hinter einer Vakanz in den Vordergrund und trifft somit den Nerv der Zeit. Die Kanaleo-Studie hat bestätigt, dass die Aufgabe im Unternehmen für Kandidat*innen wichtiger ist als das Image.

Welche KPIs Sie mit unseren Produkten erwarten können, sehen sie hier.

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